Otel rezervasyon programı mı, Excel mi? Pansiyon ve butik otel için doğru seçim

2026-10-17 · Hostopus · 5 dk okuma

Butik otel, pansiyon ya da apart otel işletiyorsanız rezervasyonlarınız büyük ihtimalle bir Excel dosyasında, bir defterde ya da ikisinde birden duruyor. Booking.com'dan gelen rezervasyonu dosyaya yazıyor, sonra aynı günleri Airbnb'de elle kapatıyorsunuz. Bu arada başka bir misafir aynı odayı diğer platformdan alırsa çifte satış oluyor ve misafirlerden birini iptal etmek ya da başka yere yönlendirmek zorunda kalıyorsunuz. Booking.com'un iş ortaklarına yazdığı bir makale sorunu tam böyle tarif ediyor: tek oda kalmışken iki misafir aynı anda farklı kanallardan rezervasyon yaparsa sorun başlar. Bu yazıda önce Excel ile düzgün bir takibin nasıl kurulacağını, sonra bir otel rezervasyon programı seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Excel ile otel rezervasyon takibi nasıl yapılır?

Az odalı bir pansiyon için iyi kurulmuş bir tablo uzun süre iş görür. Dosyada iki sayfa açın: biri rezervasyon listesi, diğeri doluluk tablosu. Rezervasyon listesinde şu sütunlar olsun:

Rezervasyon no: kanalın verdiği numara ya da sizin verdiğiniz sıra numarası.
Misafir adı ve telefonu.
Oda: her odaya hep aynı adı yazın (ör. "Oda 3"). Yazım farkı formülleri bozar.
Giriş ve çıkış tarihi: hücreyi metin olarak değil, tarih biçiminde tutun.
Gece sayısı: çıkış tarihinden giriş tarihini çıkaran bir formülle.
Kişi sayısı.
Kanal: Booking.com, Airbnb, telefon, kapıdan gelen.
Toplam tutar, komisyon ve size kalan tutar.
Ödeme durumu: ödendi, kapora alındı, girişte ödenecek.
Not: geç varış, bebek yatağı, erken giriş isteği.

Doluluk sayfasında satırlara odaları, sütunlara günleri yazın ve dolu günleri renklendirin. Çifte satışı yakalamak için rezervasyon listesine bir kontrol sütunu ekleyin. Oda E sütununda, giriş F'de, çıkış G'de ise ikinci satıra =ÇOKEĞERSAY($E:$E;E2;$F:$F;"<"&G2;$G:$G;">"&F2) yazıp aşağı çekin. Sonuç 1'den büyükse o odada tarihleri çakışan başka bir rezervasyon var demektir.

Excel nerede yetmez?

Tablo ancak siz doldurduğunuz kadar doğrudur. Sorun genellikle şu noktalarda çıkar:

Kanallar tabloyu görmez. Booking.com'a gelen rezervasyonu siz yazıp Airbnb'de günleri kapatana kadar oda iki yerde de satışta kalır. Gece gelen bir rezervasyon sabaha kadar beklerse risk büyür.
İptal olan günler kendiliğinden açılmaz. Her platformda elle yeniden açmazsanız oda boş kalır.
Fiyatı her yerde ayrı ayrı değiştirirsiniz. Sezon fiyatını Booking.com'da, Airbnb'de ve kendi listenizde tek tek güncellersiniz.
Ekip aynı bilgiyi anında göremez. Resepsiyondaki kişi ya da temizlikçi hangi odanın bugün boşaldığını size sormak zorunda kalır.
Rapor ayrı bir iştir. Doluluk oranını ve hangi kanalın ne kazandırdığını görmek için ayrıca formül ve pivot tablo kurarsınız.

Oda ve kanal sayısı arttıkça bu adımların her biri ayrı bir hata fırsatına dönüşür. Otel rezervasyon takip programı aramaya çoğu işletme bu noktada başlar.

Otel rezervasyon programı seçerken nelere bakılır?

En iyi otel rezervasyon programı herkes için aynı değildir; işletmenizin büyüklüğüne ve hangi kanallarda sattığınıza bağlıdır. Karar verirken şu soruları sorun:

Otel kanal yöneticisi içinde mi? Program Booking.com ve Airbnb'den rezervasyonu kendisi alıp satılan odayı diğer kanallarda kendisi kapatabilmeli. Booking.com'un iş ortağı yardım sayfası kanal yöneticisinin işini böyle anlatıyor: bir oda satıldığında diğer bütün platformlardan otomatik olarak kaldırılır, iptalde hemen yeniden satışa açılır. Kavramın ayrıntısı için channel manager nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Oda bazında takvim var mı? Bütün odaları tek ekranda gün gün görebilmeli, her odanın fiyatını ayrı verebilmelisiniz.
Elle girdiğiniz rezervasyon da kanalları kapatıyor mu? Telefonla ya da kapıdan gelen misafiri girdiğinizde o oda platformlarda da kapanmalı.
Ekip için yetki var mı? Resepsiyon, temizlik ve ortağınız aynı bilgiyi kendi yetkisi kadar görebilmeli.
Raporlar hazır mı? Doluluk oranı, ortalama gecelik fiyat ve kanal bazında kazanç formül kurmadan görünmeli.
Basit mi? Pansiyon programı ya da basit otel rezervasyon programı arıyorsanız, menüde kaybolmadan rezervasyon girebilmek uzun bir özellik listesinden daha değerlidir.
Fiyat nasıl hesaplanıyor? Oda başına mı, işletme başına mı; deneme süresi var mı?

Ücretsiz otel rezervasyon programı var mı?

Excel ya da Google E-Tablolar ile kurduğunuz tablo ücretsizdir ve tek kanaldan satan küçük bir pansiyona yetebilir. Hostopus ücretsiz değil. Otel için 30 gün ücretsiz deneyebilir, sonra oda sayısına göre sabit aylık ücret ödersiniz: 1–5 oda 30 USD, 6–9 oda 40 USD, 10 oda 50 USD, 11–14 oda 60 USD, 15–19 oda 70 USD, 20 oda 80 USD. Fiyat listesi 20 odaya kadardır.

Hostopus'ta otel nasıl yönetilir?

Hostopus'ta otel bir başlıktır, odalar onun altında ayrı ayrı satılır. Kurulum bugün Airbnb'deki oda ilanlarınızdan başlar: Airbnb hesabınızı bağlarsınız, aynı işletmenin odalarını seçersiniz, "Bunlar aynı işletmenin odaları mı?" sorusuna evet dersiniz, işletmenin adını yazar ve fiyata kahvaltının dahil olup olmadığını seçersiniz. Odalar fotoğrafları, fiyatları, kuralları ve mevcut rezervasyonlarıyla tek otel olarak kurulur. Airbnb'ye sonradan açtığınız bir odayı da aynı yoldan otelinize eklersiniz. Her oda tek tek takip edilir; klasik otellerdeki "oda tipi × adet" kurgusu bugün yok, bu yüzden Hostopus odalarını tek tek satan butik otel ve pansiyonlara uygundur.

Kanallar otel seviyesinde bağlanır. Otelin Kanallar sayfasından Booking.com, Agoda, Trip.com ve Tiket.com'u otel kodunuzla bağlar, her odanızı o platformdaki bir odayla eşleştirirsiniz. Bütün odalar eşlenmeden bağlantı kurulmaz; böylece takvimi gitmeyen oda kalmaz.
Gelen rezervasyon odanın takvimine düşer ve o oda aynı günler için diğer kanallarda kapanır. Telefonla aldığınız rezervasyonu elle girdiğinizde de aynısı olur.
Takvimde otelin bütün odaları tek ızgarada görünür: satırlar oda, sütunlar gün. Bir odaya dokunup onun takvimini açar, fiyatı ve müsaitliği oradan değiştirirsiniz.
Kurallar ve ekip bir kez ayarlanır. Otel panelinde kaydettiğiniz rezervasyon kuralları bütün odalara yazılır. Otele davet ettiğiniz kişi bütün odalara aynı yetkiyle eklenir; giriş, çıkış ve temizlik görevlerinin kime atanacağını bir kez seçersiniz. Ayrıntılar otomatik temizlik görevi ve yardımcı ev sahibi yetkileri yazılarımızda.
Raporlar hazır gelir. Özet ekranında otelinizin ortalama doluluğunu ve ortalama gecelik fiyatını görürsünüz. Kanal Analizi hangi platformun ne getirdiğini gösterir; bunu nasıl okuyacağınızı hangi platform daha çok kazandırıyor yazımızda anlattık.
Kendi rezervasyon siteniz olur. Otelinizi kendi alan adınızda bir siteye koyabilirsiniz; misafir tarih seçince yalnız müsait odaları fiyatlarıyla görür. Bkz. komisyonsuz rezervasyon için kendi siteniz ve otel fiyatınız Google'da.

Kısacası

Kısacası, tek kanaldan satan küçük bir pansiyon için iyi kurulmuş bir Excel tablosu yeter. Booking.com ve Airbnb'de birlikte satmaya başladığınızda çifte satışı önlemenin yolu, rezervasyonu kendisi alan ve diğer kanalları kendisi kapatan bir programdır. Hostopus'u oteliniz için 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.