Программа бронирования для отеля или Excel: что выбрать

2026-10-17 · Hostopus · 6 мин чтения

Если у вас бутик-отель, пансион или апарт-отель, бронирования, скорее всего, хранятся в файле Excel, в тетради или и там, и там. Бронирование с Booking.com вы записываете в файл, а потом вручную закрываете те же дни на Airbnb. Если за это время другой гость возьмёт тот же номер на другой площадке, случается двойная продажа, и одного из гостей приходится отменять или переселять. В статье Booking.com для партнёров проблема описана именно так: когда остался один номер, а два гостя одновременно бронируют его через разные каналы, начинаются проблемы. В этой статье мы сначала расскажем, как наладить нормальный учёт в Excel, а потом — на что смотреть при выборе программы бронирования для отеля.

Как вести учёт бронирований отеля в Excel?

Для пансиона с небольшим числом номеров хорошо сделанная таблица долго справляется со своей задачей. Создайте в файле два листа: список бронирований и таблицу занятости. В списке бронирований должны быть такие столбцы:

Номер бронирования: номер, присвоенный каналом, или ваш порядковый номер.
Имя и телефон гостя.
Номер: всегда называйте каждый номер одинаково (например, «Номер 3»). Разница в написании ломает формулы.
Дата заезда и выезда: храните ячейку в формате даты, а не текста.
Количество ночей: формулой, которая вычитает дату заезда из даты выезда.
Количество гостей.
Канал: Booking.com, Airbnb, телефон, гость с улицы.
Общая сумма, комиссия и сумма, которая остаётся вам.
Статус оплаты: оплачено, получена предоплата, оплата при заезде.
Примечание: поздний приезд, детская кроватка, просьба о раннем заезде.

На листе занятости запишите номера в строки, дни — в столбцы и закрасьте занятые дни. Чтобы ловить двойные продажи, добавьте в список бронирований контрольный столбец. Если номер в столбце E, заезд в F, а выезд в G, введите во второй строке =СЧЁТЕСЛИМН($E:$E;E2;$F:$F;"<"&G2;$G:$G;">"&F2) и протяните вниз. Если результат больше 1, значит, в этом номере есть другое бронирование с пересекающимися датами.

Где Excel уже не справляется?

Таблица точна ровно настолько, насколько аккуратно вы её заполняете. Проблемы обычно возникают в таких местах:

Каналы не видят таблицу. Пока вы не запишете бронирование с Booking.com и не закроете дни на Airbnb, номер остаётся в продаже в обоих местах. Если бронирование пришло ночью и ждёт до утра, риск растёт.
Дни после отмены сами не открываются. Если не открыть их вручную на каждой площадке, номер простаивает.
Цену приходится менять в каждом месте отдельно. Сезонную цену вы по очереди обновляете на Booking.com, на Airbnb и в своём списке.
Команда не видит одну и ту же информацию сразу. Администратору или уборщице приходится спрашивать у вас, какой номер сегодня освобождается.
Отчёт — отдельная работа. Чтобы увидеть загрузку и то, сколько приносит каждый канал, нужно отдельно строить формулы и сводные таблицы.

С ростом числа номеров и каналов каждый из этих шагов превращается в отдельную возможность ошибиться. Именно на этом этапе большинство объектов начинают искать программу для учёта бронирований отеля.

На что смотреть при выборе программы бронирования для отеля?

Лучшая программа бронирования для отеля не одинакова для всех: всё зависит от размера вашего объекта и от того, на каких каналах вы продаёте. Принимая решение, задайте себе такие вопросы:

Встроен ли менеджер каналов для отеля? Программа должна сама получать бронирования с Booking.com и Airbnb и сама закрывать проданный номер в других каналах. Справочная страница Booking.com для партнёров описывает работу менеджера каналов так: когда номер продан, он автоматически снимается со всех других площадок, а при отмене сразу снова выставляется на продажу. Подробнее о самом понятии — в нашей статье что такое менеджер каналов.
Есть ли календарь по номерам? Вы должны видеть все номера на одном экране по дням и задавать цену каждого номера отдельно.
Закрывает ли каналы бронирование, внесённое вручную? Когда вы вносите гостя, забронировавшего по телефону или пришедшего с улицы, этот номер должен закрываться и на площадках.
Есть ли права доступа для команды? Администратор, уборка и ваш партнёр должны видеть одну и ту же информацию в пределах своих прав.
Есть ли готовые отчёты? Загрузка, средняя цена за ночь и доход по каналам должны быть видны без формул.
Просто ли это? Если вы ищете программу для пансиона или простую программу бронирования для отеля, возможность внести бронирование, не блуждая по меню, ценнее длинного списка функций.
Как считается цена? За номер или за объект; есть ли пробный период?

Есть ли бесплатная программа бронирования для отеля?

Таблица в Excel или Google Таблицах бесплатна и может подойти небольшому пансиону, который продаёт через один канал. Hostopus не бесплатный. Для отеля его можно попробовать бесплатно 30 дней, а затем платить фиксированную ежемесячную сумму в зависимости от числа номеров: 1–5 номеров — 30 USD, 6–9 номеров — 40 USD, 10 номеров — 50 USD, 11–14 номеров — 60 USD, 15–19 номеров — 70 USD, 20 номеров — 80 USD. Прайс-лист рассчитан на отели до 20 номеров.

Как управлять отелем в Hostopus?

В Hostopus отель — это общий раздел, а номера под ним продаются по отдельности. Настройка сегодня начинается с объявлений номеров на Airbnb: вы подключаете аккаунт Airbnb, выбираете номера одного объекта, отвечаете «да» на вопрос «Это номера одного объекта?», вводите название объекта и указываете, включён ли завтрак в цену. Номера создаются как один отель — с фотографиями, ценами, правилами и текущими бронированиями. Номер, который вы позже откроете на Airbnb, добавляется в отель тем же способом. Каждый номер учитывается отдельно; привычной для классических отелей схемы «тип номера × количество» сегодня нет, поэтому Hostopus подходит бутик-отелям и пансионам, которые продают номера по отдельности.

Каналы подключаются на уровне отеля. На странице «Каналы» отеля вы подключаете Booking.com, Agoda, Trip.com и Tiket.com по коду отеля и сопоставляете каждый свой номер с номером на этой площадке. Пока не сопоставлены все номера, подключение не создаётся; так не остаётся номера, календарь которого не передаётся.
Пришедшее бронирование попадает в календарь номера, и на те же дни этот номер закрывается в других каналах. То же происходит, когда вы вручную вносите бронирование, полученное по телефону.
В календаре все номера отеля видны в одной сетке: строки — номера, столбцы — дни. Нажав на номер, вы открываете его календарь и меняете там цену и доступность.
Правила и команда настраиваются один раз. Правила бронирования, сохранённые в панели отеля, записываются во все номера. Человек, которого вы пригласили в отель, добавляется ко всем номерам с одинаковыми правами; кому назначать задачи по заезду, выезду и уборке, вы выбираете один раз. Подробнее — в наших статьях об автоматических задачах уборки и правах помощника хозяина.
Отчёты готовы сразу. На экране «Сводка» вы видите среднюю загрузку отеля и среднюю цену за ночь. «Анализ каналов» показывает, сколько приносит каждая площадка; как это читать, мы рассказали в статье какая площадка приносит больше.
У вас появляется собственный сайт для бронирования. Отель можно разместить на сайте на вашем собственном домене; когда гость выбирает даты, он видит только свободные номера с ценами. См. свой сайт для бронирования без комиссии и цена вашего отеля в Google.

Коротко

Если коротко: небольшому пансиону, который продаёт через один канал, хватит хорошо сделанной таблицы Excel. Когда вы начинаете продавать одновременно на Booking.com и Airbnb, избежать двойных продаж помогает программа, которая сама принимает бронирования и сама закрывает другие каналы. Попробуйте Hostopus для своего отеля бесплатно 30 дней.