Hotelsoftware für Reservierungen oder Excel? Die richtige Wahl für Pension und Boutique-Hotel

2026-10-17 · Hostopus · 6 Min. Lesezeit

Wenn Sie in der Türkei ein Boutique-Hotel, eine Pension oder ein Aparthotel betreiben, stehen Ihre Buchungen wahrscheinlich in einer Excel-Datei, in einem Heft oder in beidem. Eine Buchung von Booking.com kommt herein, Sie tragen sie in die Datei ein und sperren dieselben Tage bei Airbnb von Hand. Bucht in der Zwischenzeit ein anderer Gast dasselbe Zimmer auf der anderen Plattform, haben Sie eine Doppelbuchung und müssen einem Gast absagen oder ihn woanders unterbringen. Ein Artikel, den Booking.com für seine Partner geschrieben hat, beschreibt das Problem genau so: Ist nur noch ein Zimmer frei und buchen zwei Gäste gleichzeitig über verschiedene Kanäle, entstehen Komplikationen. Dieser Leitfaden zeigt zuerst, wie Sie Reservierungen sauber in Excel führen, und dann, worauf Sie bei der Wahl einer Hotelsoftware für Reservierungen achten sollten.

Hotelreservierungen in Excel verwalten: so geht's

Für eine kleine Pension reicht eine gut aufgebaute Tabelle lange aus. Legen Sie zwei Blätter an: eine Reservierungsliste und einen Belegungsplan. Die Reservierungsliste bekommt diese Spalten:

Reservierungsnummer: die Nummer des Kanals oder Ihre eigene laufende Nummer.
Name und Telefon des Gastes.
Zimmer: schreiben Sie jedes Zimmer immer gleich (z. B. "Zimmer 3"). Abweichende Schreibweisen bringen Formeln durcheinander.
An- und Abreisedatum: Zellen als Datum formatieren, nicht als Text.
Nächte: eine Formel, die das Anreise- vom Abreisedatum abzieht.
Anzahl der Gäste.
Kanal: Booking.com, Airbnb, Telefon, ohne Voranmeldung.
Gesamtbetrag, Provision und der Betrag, der Ihnen bleibt.
Zahlungsstatus: bezahlt, Anzahlung erhalten, Zahlung bei Anreise.
Notizen: späte Ankunft, Babybett, Wunsch nach früher Anreise.

Im Belegungsplan stehen die Zimmer in den Zeilen und die Tage in den Spalten; belegte Tage färben Sie ein. Um Doppelbuchungen zu erkennen, ergänzen Sie die Reservierungsliste um eine Prüfspalte. Steht das Zimmer in Spalte E, die Anreise in F und die Abreise in G, schreiben Sie in Zeile 2 =ZÄHLENWENNS($E:$E;E2;$F:$F;"<"&G2;$G:$G;">"&F2) und ziehen die Formel nach unten. Ist das Ergebnis größer als 1, überschneidet sich in diesem Zimmer eine andere Reservierung.

Wo Excel an Grenzen stößt

Eine Tabelle ist nur so genau wie das, was Sie eintragen. Probleme entstehen meist an diesen Stellen:

Die Kanäle sehen Ihre Tabelle nicht. Bis Sie eine Booking.com-Buchung eintragen und die Tage bei Airbnb sperren, bleibt das Zimmer an beiden Stellen buchbar. Kommt eine Buchung nachts und wartet bis zum Morgen, steigt das Risiko.
Stornierte Tage öffnen sich nicht von selbst. Öffnen Sie sie nicht auf jeder Plattform wieder, bleibt das Zimmer leer.
Preise ändern Sie überall einzeln. Saisonpreise werden bei Booking.com, bei Airbnb und in Ihrer eigenen Liste nacheinander angepasst.
Ihr Team sieht nicht sofort dieselben Informationen. Rezeption oder Reinigungskraft müssen Sie fragen, welches Zimmer heute frei wird.
Auswertungen sind Zusatzarbeit. Für Belegungsquote und Ertrag je Kanal bauen Sie eigene Formeln und Pivot-Tabellen.

Mit mehr Zimmern und Kanälen wird jeder dieser Schritte zu einer weiteren Fehlerquelle. An diesem Punkt suchen die meisten Betriebe nach einem Reservierungssystem für ihr Hotel.

Worauf Sie bei einer Hotelsoftware für Reservierungen achten sollten

Die beste Hotelsoftware ist nicht für jeden dieselbe; das hängt von Ihrer Größe und Ihren Vertriebskanälen ab. Stellen Sie diese Fragen:

Ist ein Channel Manager enthalten? Die Software sollte Buchungen von Booking.com und Airbnb selbst empfangen und das verkaufte Zimmer auf den anderen Kanälen selbst schließen. Die Partner-Hilfeseite von Booking.com beschreibt die Aufgabe eines Channel Managers so: Sobald ein Zimmer verkauft ist, wird es automatisch bei allen anderen Online-Anbietern entfernt, und nach einer Stornierung sofort wieder online gestellt. Mehr zum Begriff in unserem Beitrag Was ist ein Channel Manager.
Gibt es einen Kalender je Zimmer? Sie sollten alle Zimmer Tag für Tag auf einem Bildschirm sehen und für jedes Zimmer einen eigenen Preis festlegen können.
Schließen auch manuell eingetragene Buchungen die Kanäle? Tragen Sie einen telefonischen Gast oder einen Gast ohne Voranmeldung ein, sollte das Zimmer auch auf den Plattformen schließen.
Gibt es Berechtigungen fürs Team? Rezeption, Reinigung und Ihr Partner sollten jeweils sehen, was ihre Rolle erlaubt.
Sind Auswertungen fertig? Belegung, durchschnittlicher Übernachtungspreis und Ertrag je Kanal sollten ohne Formeln sichtbar sein.
Ist sie einfach? Für eine kleine Pension ist es wichtiger, eine Buchung ohne Suchen in Menüs einzutragen, als eine lange Funktionsliste zu haben.
Wie wird abgerechnet? Pro Zimmer oder pro Betrieb, und gibt es eine kostenlose Testphase?

Gibt es kostenlose Hotelsoftware?

Eine Tabelle in Excel oder Google Tabellen ist kostenlos und kann für eine kleine Pension mit nur einem Kanal reichen. Hostopus ist nicht kostenlos. Sie können es für Ihr Hotel 30 Tage kostenlos testen und zahlen danach eine feste Monatsgebühr nach Zimmerzahl: 1–5 Zimmer 30 USD, 6–9 Zimmer 40 USD, 10 Zimmer 50 USD, 11–14 Zimmer 60 USD, 15–19 Zimmer 70 USD, 20 Zimmer 80 USD. Die Preisliste reicht bis 20 Zimmer.

So verwalten Sie ein Hotel in Hostopus

In Hostopus ist ein Hotel eine Überschrift, die Zimmer darunter werden einzeln verkauft. Die Einrichtung beginnt heute mit Ihren Zimmerinseraten bei Airbnb: Sie verbinden Ihr Airbnb-Konto, wählen die Zimmer desselben Betriebs aus, beantworten die Frage "Sind das Zimmer desselben Betriebs?" mit Ja, geben den Namen des Betriebs ein und wählen, ob Frühstück im Preis enthalten ist. Die Zimmer werden mit Fotos, Preisen, Regeln und bestehenden Buchungen als ein Hotel eingerichtet. Ein Zimmer, das Sie später bei Airbnb anlegen, fügen Sie auf demselben Weg hinzu. Jedes Zimmer wird einzeln geführt; das klassische Modell "Zimmertyp × Anzahl" größerer Hotels gibt es heute nicht. Hostopus passt deshalb zu Boutique-Hotels und Pensionen, die ihre Zimmer einzeln verkaufen.

Kanäle werden auf Hotelebene verbunden. Auf der Kanäle-Seite des Hotels verbinden Sie Booking.com, Agoda, Trip.com und Tiket.com mit Ihrer Hotel-ID und ordnen jedes Ihrer Zimmer einem Zimmer auf der Plattform zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn alle Zimmer zugeordnet sind; so bleibt kein Zimmer ohne Kalenderabgleich.
Eine eingehende Buchung landet im Kalender des Zimmers, und das Zimmer schließt für dieselben Tage auf den anderen Kanälen. Dasselbe passiert, wenn Sie eine telefonische Buchung von Hand eintragen.
Der Kalender zeigt alle Zimmer des Hotels in einem Raster: Zeilen sind Zimmer, Spalten sind Tage. Tippen Sie auf ein Zimmer, öffnet sich sein eigener Kalender, in dem Sie Preis und Verfügbarkeit ändern.
Regeln und Team richten Sie einmal ein. Buchungsregeln, die Sie im Hotelbereich speichern, gelten für alle Zimmer. Eine Person, die Sie ins Hotel einladen, erhält für alle Zimmer dieselben Rechte, und Sie legen einmal fest, wer Check-in-, Check-out- und Reinigungsaufgaben bekommt. Mehr in unseren Beiträgen zu automatischen Reinigungsaufgaben und Co-Gastgeber-Berechtigungen.
Auswertungen sind fertig. Im Dashboard sehen Sie die durchschnittliche Belegung und den durchschnittlichen Übernachtungspreis Ihres Hotels. Die Kanalanalyse zeigt, was jede Plattform bringt; wie Sie sie lesen, erklären wir in Welcher Kanal bringt mehr.
Sie bekommen eine eigene Buchungswebsite. Ihr Hotel kann auf einer Website unter Ihrer eigenen Domain stehen; wählt ein Gast Daten aus, sieht er nur freie Zimmer mit Preisen. Siehe eigene Website für Direktbuchungen und Ihr Hotelpreis bei Google.

Kurz gesagt

Kurz gesagt: Für eine kleine Pension mit einem Kanal reicht eine gut aufgebaute Excel-Tabelle. Sobald Sie bei Booking.com und Airbnb gleichzeitig verkaufen, verhindert eine Software Doppelbuchungen, die die Buchung selbst empfängt und die anderen Kanäle selbst schließt. Sie können Hostopus für Ihr Hotel 30 Tage kostenlos testen.